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科橘OTECH
2020-08-10
上周小橘为大家介绍了AEO指南中的场地安全要求，是属于企业的“硬件安全”，今天就为大家来介绍一下企业的“软件安全”——贸易安全标准中的人员标准。
在人员安全标准中，高级认证企业设立了4项标准，一般认证企业设立了3项标准。但是企业在执行这些标准中往往会遇到各种各样的问题，导致无法达到海关要求。下面，就让我给大家做一个简要的介绍。
一、聘用前审核
1、聘用前审核的意义
该项要求是对新入职员工开展无犯罪记录背景调查。无犯罪背景调查，顾名思义，是针对即将入职的员工进行的个人犯罪情况的背景调查。入职背景调查起源于欧美国家，近几年来由外资公司引入国内，并迅速扩展到国有企业和外资企业中，相当于我们所称的 “政审”。
2、聘用前审核的时间
这个标准中，海关重点要求企业的相关人力资源部门要建立有相应的管理制度，并且要有相应的审核记录。通常来讲，对求职者进行聘用前审核和背景调查可以在面试的初试和复试之间进行，也可以在通过复试和签订劳动合同之间进行，如果都在初试之前开展则可能增加一些额外的成本。
海关的标准中反复强调了审核的时间点必须在聘用前，聘用员工的时间点的定义是指签订劳动合同，因此签订劳动合同之前必须完成该项工作。
3、聘用前审核的记录形式
企业应通过合理的方式途径进行员工的无犯罪记录等背景调查，背景调查应记录调查对象、时间、方法等信息。
· 企业自行背调
企业可以要求求职者提供前一家企业的离职证明或者推荐信，并且由人力资源部门进行电话核实。
· 第三方专业机构进行背调
企业也可以通过
· 通过国家政务机构成立的个人信用平台抽取个人信用报告
AEO认证标准中明确规定了对所有员工都应至少进行一次无犯罪记录的调查，而对重点岗位的员工则应每年开展一次调查工作。重点岗位主要是指各部门经理和关务、财务、采购、仓管部门的全体员工。至于每年一次的无犯罪记录调查，这是因为在一年中可能会有人因为违法犯罪事项被公安机关重点关注甚至被通缉，这些情况只有每年进行复查才能予以确认。毕竟，违法状态不是一劳永逸的。
而对于员工的违法犯罪记录调查则是必须要完成的工作，这可以要求员工提供派出所开具的无犯罪记录证明，也可以由人力资源部门凭介绍信亲自到派出所去办理，但是需要有书面文件，并且这些文件应当与员工档案相关联。
二、员工离职程序
员工离职时需要人力资源部门以恰当的方式通知到各重点部门，并且依公司规定收回证件、邮箱等。这样做的目的是为了避免一些规模较大的企业，某个员工离职后其他人甚至都不知道，然后这个离职员工存在潜回企业并对企业造成报复性破坏的风险。看起来没那么严重但确实真实存在的。
三、海关检查人员安全的方法
在海关实地认证时，会采取至少以下方式进行审核：
1.随机抽取关务部门员工档案查询背景调查记录
2.查看入职培训记录
3.随机选取参训员工对培训内容进行简要了解
4.查看人力资源部门的核查制度和无犯罪记录证明。
四、员工动态档案管理
指南要求企业建立员工档案管理体系并落实，包括员工档案管理制度的书面文件，明确员工档案管理责任部门（岗位）、工作职责、管理要求、档案资料保管和更新等内容。
海关实地抽查内容：
员工清单，应包含员工姓名、部门、职务（岗位）、入职时间、离职时间等内容。
记录可以为纸本文档、电子文档、系统记录等。
新申请认证企业，查阅最新的员工清单。
重新认证企业，查阅自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年年末的员工清单。
值得注意的是，在守法标准-人员守法中，海关要求企业保证企业相关人员2年内未因故意犯罪受过刑事处罚，因此企业需定期对员工进行犯罪记录的背景调查并记录在动态档案中。
因此科橘的认证专家经常说，AEO认证不是一个部门的职责，而是需要动员所有部门和所有员工的任务。在进行AEO体系建立时，我们也必须与企业HR部门沟通，建立详实有效的人员管理机制，积极防控人员安全方面的风险。
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